データのメール添付は危険？
皆さんはデータを送付する際にメールに添付するという方法をとっていませんか？
実はこの方法、特にビジネスにおいては現在推奨されておらず、セキュリティ的に危険だと問題視する声が少なくありません。本記事ではそんなデータをメール添付する危険性や、より安全にデータを送付するおすすめの方法について紹介します。
データのメール添付が推奨されない理由
データのメール添付が推奨されていない理由には以下のことが挙げられます。
メールでは添付できるデータ容量が限られる
実はメールに添付できるデータ容量は2～3MB程までです。そのため、大きいデータは送付出来ませんし、何よりデータを添付してしまうと送付先のメールサーバーを圧迫してしまいます。
そうなると取引先はその他のメールを受診することが出来なくなり、多大な迷惑をかけてしまう可能性があります。
スマホやタブレットでは圧縮ファイルが閲覧できない
データ容量を減らすために圧縮ファイルにして送付する方も多いと思います。しかし、圧縮ファイルはスマホやタブレットでは閲覧できない場合も多く、相手によっては非常に不便と感じる場合があります。また、スマホやタブレットには通信容量に限りがある場合もあるため、受診する側への配慮が必要です。
セキュリティが不十分
以前までは圧縮ファイルにパスワードを設定してメール添付する方法が一般的でしたが、この方法はセキュリティ的に問題があることが分かってきました。圧縮ファイルは中身が見えないため、セキュリティをすり抜けてしまうことがあり、この方法によってウイルスに感染する事例が多く報告されています。また、圧縮ファイルのパスワードを解析する方法があるため、パスワードを設定しても効果が薄いとされています。
多くの企業でPPAPが廃止されている
パスワード付きの圧縮ファイルをメールに添付し、別でパスワードを送るPPAPという方式は、2020年に総務省が廃止することを発表しています。またそれに伴い多くの企業がPPAPを廃止しているため、そもそもデータが添付されたメールを受信しないようになっている場合があります。
ビジネスにおける印象が悪い
これまで紹介してきたような理由から、現在ではメールに重要なデータを添付するやり方はビジネスでの印象が悪くなってしまう可能性があります。特に、新しく取引先やセキュリティが重視されている取引先の場合、メール添付でデータを送ってくる企業はセキュリティ意識が低いとみなされる場合があるので注意が必要です。
メール添付よりも『ファイル転送サービス』
メール添付よりも安全で推奨されるデータ送付のやり方として『ファイル転送サービス』を使う方法があります。ファイル転送サービスとは大容量のデータでも簡単に送付できるサービスであり、主にWebサイトからデータをアップロードするとダウンロード用のURLが生成される仕組みとなっています。このURLにアクセスすることで取引先は安全にデータをダウンロードすることができます。
ファイル転送サービスの優れている点
ここからはファイル転送サービスの優れている点について紹介します。
堅牢なセキュリティ
ファイル転送サービスは安全にデータを送付出来るよう、セキュリティに非常にこだわって作られています。
特に有料サービスの場合は、アップロードするデータのウイルススキャンやデータの暗号化、誤送信防止のシステムなどが充実していて、メール添付に比べて格段に安全性が高くなっています。
多数の付属機能あり
ファイル転送サービスの中にはデータの送受信だけではなく、ビジネスに役立つ機能がついているものがあります。
例えばスケジュール管理やブランディング機能など、ビジネスで使いたい様々な機能が使えるサービスが揃っているため、業務を効率化することが可能です。
おすすめのファイル転送サービス
数あるファイル転送サービスの中でも、会社員やフリーランス方におすすめのサービスについて紹介します。
Transfer Center
Transfer Centerはウイルス対策やデータの暗号化、OTP本人認証による誤送信防止機能などがついており、高いセキュリティを誇っています。
また、ファイル転送時に独自ドメインやロゴを設置できるというセルフブランディング機能がついているため、会社員はもちろんのことフリーランスの信頼向上にも非常に役立ちます。
【Transfer Centerの特徴】
まとめ
いかがでしたか。メール添付は現在だと推奨されていない方法であり、廃止する企業が多くなっています。
データを安全にやり取りし企業や自分自身の信用を高めるためにも、今後データをやり取りする際はファイル転送サービスを活用するようにしてみて下さい。本記事が皆様の参考になれば幸いです。
