DXとは
近年、DXという言葉を目にする機会が増えてきました。DXとはDigital Transformationの略であり、経済産業省において次のように定義されています。
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること
DX、デジタイゼーション、デジタライゼーションの違い
DXには他にもデジタイゼーションやデジタライゼーションなど似たような用語があり、混合されて解釈されていることがあります。それぞれの違いは以下の通りです。
デジタイゼーション
アナログ＆物理データのデジタル化であり、具体的にはITシステムを導入して業務をデジタル化し、業務フローを部分的・局所的にデジタル化すること
デジタライゼーション
個別の業務・製造プロセスのデジタル化であり、具体的には特定の業務プロセスを整理してまるごとデジタル化し、デジタル技術で新たな価値やビジネスモデルを生み出すこと
こうしてみると、デジタイゼーション⇒デジタライゼーション⇒DXの順にデジタル化やその効果のスケールが大きくなっていることが分かるかと思います。
ペーパーレス化＝DXではない
ちまたでは『DX＝ペーパーレス化』だと誤解している方がいます。しかし、DXの定義をみても分かる通り、DXは単なるペーパーレス化などのデジタル化にとどまる概念ではありません。ペーパーレス化はアナログ＆物理データのデジタル化をすることから、デジタル化の最初の一歩であるデジタイゼーションの範疇であることを理解しましょう。
DXのはじめとしてペーパーレス化は効果的
DXはペーパーレス化ではないと解説しましたが、いまだに社内でアナログ＆物理データのやり取りが多い企業にとってペーパーレス化はDXまでに必要な取り組みであることは間違いありません。
そもそも、DXが起こせる企業はこういった基本的な業務のデジタル化が済んでいて、データの収集＆分析が用意な環境であることが前提となっています。そのため『DXをしたいが何から手を付けていけば良いか分からない』という企業の場合には、ペーパーレス化から取り組むことが効果的です。
ペーパーレス化の具体例
ペーパーレス化しやすく、その効果も大きいとされる業務には以下のようなものがあります。
- 入退社に関する業務
- 伝票や契約書、納品書などの契約業務
- 各種の申請・承認業務
こういった、誰がやっても同様の結果を求められる入力・集計・出力などの業務は、デジタル化することでビジネスプロセスと時間を大幅に削減することができるでしょう。
ペーパーレス化の成功事例
ここからはペーパーレス化をしたことで業務効率化が成功した事例について見ていきます。
味の素株式会社の事例
味の素株式会社ではペーパーレス化に取り組み、紙書類の9割削減や、1フロアに設置されていた書類整理用のキャビネットの段数を4分の1近くまで削減しました。これらのペーパーレス化が行われたことで
- 労働時間短縮
- 社員の意識改革
- 働く場所の制限をなくす『どこでもオフィス』の展開
等の取り組みもスムーズに進みました。こうしたDXに繋がる企業改革は、ペーパーレス化に取り組んだからこそ実現したことであり、ペーパーレス化の成功事例といえるでしょう。
ペーパーレス化ではデータ送付方法の見直しが大切
アナログ＆物理データをデジタル化し、ペーパーレスにすることでその後のデジタライゼーションやDXへとつながる取り組みがスムーズに進みます。
しかし、ペーパーレス化する際に避けて通れないのが『データ送付方法の見直し』です。これまでアナログでやり取りしていた機密情報などもデジタル化し、データでやり取りすることになるため、安全で便利なデータ送付の方法を検討しなくてはなりません。
その際、候補となる選択肢は以下の3つでしょう。
- ファイル転送サービス
- クラウドストレージ
- ビジネスチャット
これらはそれぞれに特徴がありますが、安全にデータを送付したいのであればその目的のために作られたファイル転送サービスが最もおすすめです。
おすすめのファイル転送サービスを紹介
最後に、おすすめのファイル転送サービスについて紹介します。
Transfer Centerの紹介
Transfer Centerはフリーランスや企業での利用を想定して作られたサービスであり、以下のような特徴があります。
ウイルス対策・暗号化
通信は常に強固なSSL/TLSで暗号化し、ファイル自体も毎回ウイルスチェックを行った後に暗号化されているため安全です。
堅牢なセキュリティの国内サーバ
高度なセキュリティで守られた国内サーバ使用のため安心して活用できます。
OTP本人認証による誤送信防止
ファイル送信時に相手方の携帯電話番号やダウンロード可能なメールアドレスを指定することで、受信者側は本人認証をする必要があります。そのため、ヒューマンエラーによるデータ漏洩を防ぐことが可能です。
独自ドメインやロゴを設置できるセルフブランディング機能
安全なデータの送受信だけではなく、ブランディング機能が使えるといったメリットがあります。
まとめ
いかがでしたか。ペーパーレス化はこれからDXに本格的に取り組んでいかなくてはならない現代の企業において、必須の取り組みであると言えます。その際は、安全なデータ送付が出来るようファイル転送サービスの利用を検討してみてください。
