社外コミュニケーションの変化
コロナ禍以降、社外コミュニケーションの方法は大きく変化しました。これまでは一部のIT企業で導入されていたリモートワークが広く普及したことにより、これまでのような電話やメール、対面でのコミュニケーションにかわる手段がとられています。
そこで、本記事ではこれからの時代に役立つ、社外コミュニケーションツールや、信頼されるデータの取り扱い方法について紹介していきます。
社外コミュニケーションに役立つツール
社外コミュニケーションに役立つツールとしては、以下のものがおすすめです。
Zoom
Zoomは世界中でNo1のシェアを誇るWeb会議ツールです。日本ではコロナ禍での『Zoom飲み会』などが流行りましたね。Zoomには
- 会議の録画や保存が簡単かつ無料でできる
- 画面共有が簡単にできる
- 接続環境の安定性が高く会議がスムーズに進む
- テレワークに便利な他アプリと連携できる
といった特徴があり普及率も高いため、対面するのが難しい時の商談や会議などにおすすめです。
Slack
Slackは150か国以上で導入されているビジネスチャットツールです。日本でもコロナ禍のリモートワーク普及に伴い、多くの企業が導入しています。Slackには
- プロジェクトやチームごとに分けてチャンネル作成、会話が可能
- Slackコネクトを利用して、社外とのやりとりも一箇所に集約
- 音声や画面共有ができるハドルミーティングも可能
- 繰り返し発生する定型タスクを自動化できるワークフローなどの機能も搭載
といった特徴があり、ビジネスチャットを初めて導入する企業にもおすすめです。
Chatwork
Chatworkは30万社以上の企業に導入されているビジネスチャットツールです。Chatworkには
- 1to1のダイレクトメールだけでなく、グループを作成することが可能
- ビデオ・音声通話が可能
- タスク管理機能を搭載
といった特徴があります。無料プランでも100ユーザーまでチームに追加できるので、個人や小規模チームであれば利用人数の心配がないのも嬉しいポイントです。
社外コミュニケーションには『データの取り扱い』が大切
ビジネスチャットやリモートワークの普及は、社外コミュニケーションの方法だけでなく『データの取り扱い方』も変化させました。特に理解しておきたいポイントは、以下の通りです。
重要データの送付方法は信用に関わる
契約や社内の機密に関わるデータの送付方法は、会社のセキュリティ意識を反映しやすい部分です。
取引先がこれらのデータを慎重に扱っているのに対して、自社がビジネスチャットやメールなどでこれらのデータを軽く扱っていると『セキュリティ意識が低い』という印象を持たれてしまう可能性があります。
メールやチャットに不安を覚える方もいる
普段のコミュニケーションには非常に便利なメールやビジネスチャットですが、重要なデータの取り扱いをそこで行うことに不安を覚えている企業は少なくありません。
実際、メールでのデータ送付は推奨されていませんし、コミュニケーションツールのイメージが強いチャットでは、そういったデータのやり取りをしないようにしている企業もあります。
安全なデータ送付ならファイル転送サービスがおすすめな理由
取引先から信頼される、重要なデータのやり取りに向いているツールとしては『ファイル転送サービス』がおすすめです。その理由として、以下のような特徴が挙げられます。
- セキュリティが高い
- 大容量データを簡単に送付できる
- 外部からデータを書き換えられるリスクがない
- オフラインでの作業が簡単
- メール添付などに比べて安全
ファイル転送サービスにはこれらのメリットがあるため、ビジネスチャットなどと併用して重要データの送付手段として活用してみるのも良いでしょう。
おすすめのファイル転送サービスを紹介
ファイル転送サービスには数多くの種類がありますが、特におすすめなのは以下のサービスです。
Transfer Center
Transfer Centerはフリーランスや企業での利用を想定して作られたファイル転送サービスであり、以下のような特徴があります。
ウイルス対策・暗号化
通信は常に強固なSSL/TLSで暗号化し、ファイル自体も毎回ウイルスチェックを行った後に暗号化されているため安全です。
堅牢なセキュリティの国内サーバ
高度なセキュリティで守られた国内サーバ使用のため安心して活用できます。
OTP本人認証による誤送信防止
ファイル送信時に相手方の携帯電話番号やダウンロード可能なメールアドレスを指定することで、受信者側は本人認証をする必要があります。そのため、ヒューマンエラーによるデータ漏洩を防ぐことが可能です。
独自ドメインやロゴを設置できるセルフブランディング機能
安全なデータの送受信だけではなく、ブランディング機能が使えるといったメリットがあります。
まとめ
いかがでしたか。大きく変化している社外コミュニケーションの方法には、ビジネスチャットやWeb会議システムの活用がありますが、安心＆安全なデータのやり取りという視点を忘れてはなりません。
普段のコミュニケーションにはビジネスチャット、遠方の企業との商談にはWeb会議システム、機密データのやり取りにはファイル転送サービスなど、それぞれのシーンに最適なツールを活用していきましょう。
