ハンコ文化の問題点
皆さんはハンコについてどう思いますか？ビジネスシーンで今も毎日ハンコの確認や押印をしている方もいるでしょう。しかし、今日の日本におけるハンコ文化は、ビジネスの生産性を妨げる原因になっているようです。
2020年6月にアドビシステムズより発表された調査レポートによると、72.6%の人が『ハンコは生産性を下げている』と回答しました。実際、ハンコの押印をする意味はあくまで承認の意思を証拠として残すことであるため、押印自体は会社の利益になんら貢献していません。
しかし、現在でも押印ありきの業務が数多く残っていることから、コロナ禍のテレワーク中に『ハンコをもらうためだけに出社したことがある』人の割合が6割以上にのぼったというデータがあります。これらのことを鑑みると、日本におけるデジタル化やDXの推進において、ハンコ文化が問題になっていることが分かりますね。
脱ハンコのメリット
脱ハンコに取り組むメリットについてみていきましょう。
業務効率化
脱ハンコをすることで、押印ありきの無駄な業務を減らすことができる上に、書類保管・管理業務の負担を軽減することが出来ます。
これらのある意味無駄な時間を減らすことによって、本来取り組むべき業務に集中して取り組めるようになるため、結果として業務効率化が果たされるのです。
コスト削減
脱ハンコをおこなうことで紙の書類を印刷する必要がなくなったり、書類のコピーにかかるコストを減らすことが出来ます。また、紙の書類を利用する場合はキャビネットなどを利用して書類を保管しておく必要がありますが、脱ハンコを推進すればそれも必要なくなるでしょう。
テレワーク推進
テレワークを推進するにあたって重要なのは『いかにオフィスに来なくても仕事をこなせるようになるか』ということです。オンライン会議やビジネスチャットなどでオンラインで業務を回せるようになったとしても、ハンコの押印や確認で出社するのでは本末転倒ですよね。脱ハンコをすることで、テレワークをいっそう推進することが出来るでしょう。
コンプライアンスの順守
社内、社外ともに様々なコンプライアンスがあると思いますが、ハンコありき=紙媒体での重要な書類があるという状態だと、コンプライアンスの順守が難しくなります。人はどうしても不注意になってしまう時があるので、コンプライアンス順守のためには出来るだけ紙媒体の重要書類を残さないことが大切です。
脱ハンコのデメリット
実は、脱ハンコすることはメリットだけではありません。中々日本での脱ハンコが進まない原因とされるデメリットについてみていきましょう。
システム導入にコストがかかる
脱ハンコするということは、これまで紙媒体で行っていた押印や確認の業務をデジタルで行う必要がでてきます。そういったツールやシステムの導入にコストがかかるため、中々脱ハンコが出来ないといった声もあります。
業務フローを改善する必要がある
脱ハンコすることによって、既存の業務フローを変える必要がでてきます。それが業務効率化につながる場合も多いでしょうが、これまで慣れ親しんできた業務フローを変えることに抵抗があることがあるようです。
取引先に了承を得る必要がある
脱ハンコを進める場合、自社だけではなく取引先との連携も欠かせません。特に、取引先とのやり取りでハンコを使用していた場合など、勝手にこちらから『今後はハンコはなしで！』というわけにもいかないのです。脱ハンコは周りとの足並みを揃えて行う必要があるため、なかなか進まないとされています。
脱ハンコがDX推進を進める理由
脱ハンコをすることは、DX推進につながるとされています。その理由として、脱ハンコをすることは
・業務のデジタル化
・テレワークの推進
・生産性向上
といった効果があると言われているからです。実際に脱ハンコをした会社には、これらの効果があったという事例が多くあります。そのため、現在話題のDXを推進していきたいなら、まずは脱ハンコをするというのは良い取り組みと言えます。
おすすめのファイル転送サービスを紹介
脱ハンコを本格的に進めていくと、データのデジタル化が欠かせません。その時、これまで紙でやり取りしていた重要なデータの共有方法に悩むでしょう。そこで最後に、デジタルデータの共有に役立つツールについて紹介します。
Transfer Center
Transfer Centerはフリーランスや企業での利用を想定して作られたファイル転送サービスであり、以下のような特徴があります。
ウイルス対策・暗号化
通信は常に強固なSSL/TLSで暗号化し、ファイル自体も毎回ウイルスチェックを行った後に暗号化されているため安全です。
堅牢なセキュリティの国内サーバ
高度なセキュリティで守られた国内サーバ使用のため安心して活用できます。
OTP本人認証による誤送信防止
ファイル送信時に相手方の携帯電話番号やダウンロード可能なメールアドレスを指定することで、受信者側は本人認証をする必要があります。そのため、ヒューマンエラーによるデータ漏洩を防ぐことが可能です。
独自ドメインやロゴを設置できるセルフブランディング機能
安全なデータの送受信だけではなく、ブランディング機能が使えるといったメリットがあります。
まとめ
いかがでしたか。日本のハンコ文化は慣例として残ってはいるものの、多くの人や企業が本当は『わずらわしい』と感じているようです。脱ハンコに取り組むことで、はてはDXの推進にも繋がっていきますので、より業務効率化をしていきたい方は本記事を参考にして、脱ハンコに取り組んでみてはいかがでしょうか。
