大容量ファイルのメール添付は危険
皆さんは現在、大容量ファイル等のメール添付が危険であることを知っていますか？従来まで行われていたPPAPなどのデータを圧縮ファイルにしてメールに添付する方法は、セキュリティ等の問題が見つかり推奨されなくなっています。
そこで本記事では、大容量ファイルなどのデータを送付する安全な方法について解説していきます。
データのメール添付は危険？ 皆さんはデータを送付する際にメールに添付するという方法をとっていませんか？ 実はこの方法、特にビジネスにおいては現在推奨されておらず、セキュリティ的に危険だと問題視する声が少なくありません。本記事ではそん[…]
大容量ファイルをメール添付以外で送る方法
ここからは大容量ファイルを安全に送る方法について紹介します。
ファイル転送サービス
ファイル転送サービスには大容量のデータでも簡単に送付できるサービスであり、主にWebサイトからデータをアップロードするとダウンロード用のURLが生成される仕組みとなっています。
このURLにアクセスすることで取引先は安全にデータをダウンロードすることができます。無料のものからビジネスで使える機能が揃った有料のものまで数多く存在しています。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは業務に使うためのチャットツールです。ビジネスチャットを使えばコミュニケーションだけではなく、データの送受信もより安全に行うことが出来ます。
例えば、メール添付できるデータ容量は2～3MBが限界ですが、ビジネスチャットは1～5GBまで送ることが可能です。
国内で使用されている代表的なビジネスチャットにはSlackやChatwork等があります。
クラウドストレージ
クラウドストレージとはインターネットを介して利用するデータの保管庫です。オンラインストレージなどと呼ばれることもあります。利用者はこのクラウドストレージにデータをアップロードすることで、他の利用者とデータを共有することができます。
クラウドストレージは特にデータの共同編集などに優れているとされ、同時に複数人が同じデータにアクセスし編集することが出来ます。
メール添付で大容量ファイルを送らなければならない場合
これまで紹介してきた方法を使いたくても会社や取引先とのこれまでのやり方で、メール添付でのデータ送付をしなければならない方もいると思います。
ここからはそんな時に役立つ、大容量ファイルをメール添付で送付する際の工夫について紹介します。
圧縮ファイルにする
データを圧縮ファイルにすることで簡単に容量を減らすことが出来ます。圧縮はWindowsの標準機能にあるので、誰でも簡単に行うことが可能です。
ただし、これはあくまで取引先との慣例で行う場合であり本来は圧縮ファイルのメール添付はセキュリティやメールサーバーの問題で推奨されない方法なので注意しましょう。
添付画像の解像度を下げる
パワーポイントやExcel、ワードのデータには多くの画像が添付されている場合があります。その場合、それぞれの画像の解像度を下げることでデータ容量を減らすことが可能です。しかし、解像度が下がると画像が見えづらくなりますので注意してください。
大容量ファイルの送付には『ファイル転送サービス』がおすすめ
大容量ファイルの送付方法には様々ありますが、結局どれを選んだら分からない方もいると思います。そんな方におすすめなのは『ファイル転送サービス』です。
なぜファイル転送サービスの利用がおすすめなのか、その理由について紹介します。
ファイル転送サービスがおすすめの理由
無料、有料ともにサービスの選択肢が多い
セキュリティが高い
有料サービスになると誤送信防止の機能やデータ管理のきのうなどもついているため、重要なデータをやり取りも安心して行うことが出来ます。
多数の付属機能あり
これらにはビジネスチャットやクラウドストレージにはない機能もありますので、よりビジネスで強化したい機能を選ぶことが出来ます。
おすすめのファイル転送サービス
数あるファイル転送サービスの中でも、会社員やフリーランス方におすすめのサービスについて紹介します。
Transfer Center
Transfer Centerはウイルス対策やデータの暗号化、OTP本人認証による誤送信防止機能などがついており、高いセキュリティを誇っています。
また、ファイル転送時に独自ドメインやロゴを設置できるというセルフブランディング機能がついているため、会社員はもちろんのことフリーランスの信頼向上にも非常に役立ちます。
【Transfer Centerの特徴】
- 堅牢なセキュリティでクライアントとのデータのやり取りが安心
- ファイル転送時に独自ドメインやロゴを設置できるセルフブランディング機能つき
まとめ
いかがでしたか。大容量ファイルのメール添付はセキュリティが低く相手に迷惑をかけてしまうこともあるため、どうしても必要な時以外はファイル転送サービスやビジネスチャット、クラウドストレージなどを利用するようにしましょう。
迷ったら選択肢の多いファイル転送サービスの中から選んでみてはいかがでしょうか。本記事が皆様の参考になれば幸いです。
