ファイル転送サービスとは
ファイル転送サービスは大容量のデータでも簡単に送付できるサービスであり、主にWebサイトからデータをアップロードするとダウンロード用のURLが生成される仕組みとなっています。
このURLにアクセスすることで取引先は安全にデータをダウンロードすることができます。データの送受信において非常に便利なため、ビジネス用に導入を検討している企業も多いと思います。
そこで本記事では、企業がファイル転送サービスを導入する時のポイントやデータ送信以外の活用方法について紹介していきます。
ファイル転送サービス導入時のポイント
企業がファイル転送サービスを導入する際のポイントは以下の通りです。
自社と取引先のセキュリティポリシーを確認
はじめに、自社と取引先のセキュリティーポリシーについて確認しましょう。セキュリティーポリシーが明確になっていないと、ビジネスで活用できるファイル転送サービスを選ぶことが出来ません。
取引先によっては外部システムを新しく導入することに不安を感じる場合もあるため、事前に両者のセキュリティーポリシーを満たしたサービスであることを伝える必要があります。
送信できるデータ容量を確認
次に、ファイル転送サービスで送信できるデータ容量を確認しましょう。ファイル転送サービスによって送信できるデータ容量は大きく異なります。
そのため、候補となるファイル転送サービスが自社のビジネスで想定しているデータ容量に対応しているかを確認する必要があります。
同じサービスでもコストアップすることで対応しているデータ容量を増やせる場合もあるため、サービス同士の比較だけでなく同サービスのプランやコースも比較しておきましょう。
セキュリティが堅牢なサービスを選ぶ
最後に、セキュリティ的に最も安全なファイル転送サービスを選びましょう。ビジネス用のファイル転送サービスは通信やファイルの暗号化や誤送信防止機能などがついていて、セキュリティが堅牢な傾向にありますがサービスによってその程度は異なります。
中には基本的なセキュリティはもちろんのこと、国内サーバーだけで運用していたり、毎回のウイルスチェックまで行ってくれるサービスもあるため、しっかりと比較して選定しましょう。
データの送受信だけでない？ファイル転送サービスの意外な活用方法
ファイル転送サービスには安全なデータの送受信以外にも、業務効率化できる活用方法があるので紹介します。
宛先チェック機能で確認コストを軽減
ファイル転送サービスによっては宛先のチェック機能がついている場合があります。こういったチェック機能がついていると、メール添付などに比べて毎回上司に確認の連絡したり確認してもらう手間が省けます。
また、自動的に宛先のチェックが入るため、周りに確認をし忘れたというトラブルを防ぐことも可能です。
実際に企業によってはファイル転送サービスを導入したことで、予想外にこういった確認作業が軽減され業務効率化できた例もあります。
ファイル更新機能でヒューマンエラーを防止
メール添付でデータを送る場合、送り先や添付するデータを間違ってしまうと非常に危険です。
特にメールの場合は1度送ってしまったら相手側のサーバーから消すことは難しく、大きなトラブルになりかねません。しかしファイル更新機能がついているファイル転送サービスなら、たとえ送信先や送信データを間違えてもすぐにデータを更新することで情報を守ることが可能です。
外出時の情報共有手段
外出時、通信状態が不安定な環境でデータを送ろうとするとエラーになることがあると思います。特にメールの場合はエラーになると、またはじめから送信しないといけないため非常に面倒です。
しかし、ファイル転送サービスを使えば通信状況に合わせてデータの送信を中断～再開してくれるため、外出時のデータのやり取りとしてとても便利です。
おすすめのファイルを紹介
ここからはビジネスで活用するのに特におすすめのファイル転送サービス『Transfer Center』について紹介します。Transfer Centerは数あるファイル転送サービスの中でも特にセキュリティが堅牢で、かつ費用も良心的なので、ファイル転送サービスの導入を検討している方におすすめです。
Transfer Centerの特徴
ウイルス対策・暗号化
通信は常に強固なSSL/TLSで暗号化し、ファイル自体も毎回ウイルスチェックを行った後に暗号化されているため安全です。
堅牢なセキュリティの国内サーバ
高度なセキュリティで守られた国内サーバ使用のため安心して活用できます。
OTP本人認証による誤送信防止
ファイル送信時に相手方の携帯電話番号やダウンロード可能なメールアドレスを指定することで、受信者側は本人認証をする必要があります。そのため、ヒューマンエラーによるデータ漏洩を防ぐことが可能です。
独自ドメインやロゴを設置できるセルフブランディング機能
安全なデータの送受信だけではなく、ブランディング機能が使えるといったメリットがあります。
まとめ
いかがでしたか。ファイル転送サービスを導入すれば、データの送受信だけではなく様々な業務を効率化することが可能です。
まだファイル転送サービスを活用しておらず今後導入を検討しているという方は、是非本記事を参考にして自社に最適なファイル転送サービスを選んでみてください。
