動画素材、CADデータ、高解像度のデザインファイル…。クリエイティブな現場や設計部門において、ギガ単位の大容量データをやり取りすることは日常茶飯事です。
しかし、「ファイルが重すぎてメールで送れない」「急ぎだからとりあえず無料の転送サービスで」といった、その場しのぎの対応が、実は大きなリスクをはらんでいることをご存知でしょうか。
今回は、大容量データを扱うプロフェッショナルこそ知っておきたい、安全かつスムーズなファイル転送のポイントを解説します。
大容量データ転送に潜む「利便性」と「リスク」のジレンマ
大容量ファイルを扱う際、多くの現場で以下のような課題に直面しています。
1. 無料サービスの利用による「シャドーIT」のリスク
メールに添付できないサイズのファイルを送る際、つい個人向けの無料転送サービスを利用してしまいがちです。しかし、会社が把握・管理していない「シャドーIT」としての利用には、深刻なリスクが潜んでいます。
データの所在不明
有名な無料サービスであってもデータがどこの国のサーバーに保管されるか不透明なことが多く、サービス提供側の不備でデータが消失したり、第三者に閲覧されたりしても会社側は一切関知できません。
アカウント管理の欠如
従業員の退職後もアカウントが残り続けたり、個人アカウントを使い回したりすることで、機密情報へのアクセス権が適切に管理されない状態が生まれます。
広告表示による信頼低下
無料サービスの多くは広告が主な収入源であるため、ダウンロード画面が大量の広告で埋め尽くされていることが珍しくありません。「機密性の高いデータを、広告だらけの不透明な場所で受け取らせる」という行為は、取引先にプロ意識の欠如やセキュリティ意識の低さを印象付け、企業の信頼を損ねる原因となります。
2. 送信ミスが招く「信頼の失墜」とその代償
大容量データには、未発表の製品情報や知的財産、クライアントの機密情報が詰まっています。万が一のミスは、以下のような深刻な事態を引き起こします。
【具体例】競合他社へのデザイン流出
送信先のオートコンプリート（自動入力）機能に頼り、似た名前の他社担当者へ未発表のプロジェクト資料を送付。一度ダウンロードされてしまえば、クリエイティブのオリジナリティが失われるだけでなく、クライアントとの契約違反による巨額の損害賠償に発展しかねません。
【具体例】設計図面の意図しない公開
誰でもアクセスできるURLを発行し、そのURLがSNSや掲示板に漏洩。自社の重要技術が詰まった図面が拡散され、数年かけて開発した技術が瞬時に模倣されるリスクにさらされます。
プロの仕事として「安全なルート」を確保すべき3つの理由
重いデータだからこそ、管理された安全なルートで送ることは、単なるリスク回避ではなく、ビジネスの信頼性を高める「プロの作法」です。
1. 本人確認（ダウンロード認証）の徹底：パスワードだけでは不十分な理由
従来の「パスワード付きURL」を送るだけの手法では、メール自体が盗聴されたり転送されたりした場合、誰でもファイルを入手できてしまいます。
「誰が」を特定する仕組み
受信者が自身のメールアドレスやワンタイムコードでログインする「本人確認（ダウンロード認証）」を行うことで、URLが第三者に漏洩しても、許可された特定の人物以外はアクセスできません。
誤送信時の最終防衛ライン
もし間違った相手にURLを送ってしまっても、その相手には認証を突破するための権限がないため、ファイルの中身を見られる前に食い止めることができます。
2. 相手に「安心」という付加価値を届ける
受け取り側にとっても、広告が一切ないクリーンでセキュアなシステムからの通知は、「この会社は情報を大切に扱っている」というポジティブな印象に繋がります。
3. 確実なログ管理による「証明」
「いつ、誰に、どのファイルを送ったか」が正確に記録されていることは、トラブル発生時の事実確認だけでなく、適正な情報管理が行われていることの証明になります。
まとめ：大容量だからこそ、安全性に妥協しない
「データが重いから仕方ない」という妥協は、時に取り返しのつかない事態を招きます。大容量ファイルを安全かつ高速に届ける環境を整えることは、クリエイティブな作業に集中し、クライアントからの信頼を勝ち取るための重要な基盤となります。
「大容量×高セキュリティ」を叶える「Transfer Center」
Transfer Centerは、クリエイティブや設計の現場で求められる「ギガ単位のデータ転送」と「強固なセキュリティ」を両立します。
送信先の本人確認を行うダウンロード認証により、機密性の高いデザインや図面を確実に届け、自動ウイルスチェック機能がマルウェアの脅威からデータを守ります。広告のないプロフェッショナルなインターフェースで、取引先にも安心感を与えます。
プロの仕事にふさわしい、安心・安全なファイル共有環境を実現します。
