自社のセキュリティ対策を強化していても、取引先から「パスワード付きZipファイル（いわゆるPPAP）」や「大容量ファイルのメール添付」で重要書類が送られてくるケースは、まだまだ少なくありません。
しかし、セキュリティ上のリスク（ウイルスチェックをすり抜ける懸念など）があるからといって、無下に「受け取れません」と拒絶すると、取引先との関係悪化や業務の停滞につながってしまいます。
今回は、相手との良好な関係を保ちつつ、自社の安全な受取窓口（ファイル転送サービス）へスムーズに誘導するための「角を立てないメール返信文例」をご紹介します。
なぜ「そのまま受け取る」のが危険なのか？
改めておさらいしておくと、パスワード付きZipファイル（PPAP）は暗号化されているため、メールサーバーのセキュリティフィルター（ウイルスチェック）をスルーしてしまいます。過去にはこれを悪用した「Emotet（エモテット）」などのマルウェアが猛威を振るいました。
また、大容量ファイルのメール添付も、メールサーバーへの負荷や容量オーバーによる受信エラーを引き起こす原因となります。
自社と取引先の双方を守るためにも、「安全なWeb上の専用窓口（ファイル転送・集荷サービス）」で受け取る運用へ切り替えることが重要です。
角を立てずに案内するための3つのポイント
取引先に別の方法での送付をお願いする際は、以下の3点に配慮するとスムーズです。
- 送付してくれたことへの「感謝」をまず伝える
- 「自社のセキュリティ規定（社内ルール）」を理由にする（相手のやり方を否定・批判しない）
- 相手に手間をかけさせない「簡単な手順」を用意する
【そのまま使える】シーン別・返信メール文例
Transfer Centerの「ファイル集荷機能（リクエスト機能）」を利用している場合を想定した文例です。状況に合わせて書き換えてご活用ください。
パターン1：PPAP（パスワード付きZip）で送られてきた場合
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
資料をご送付いただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、弊社ではセキュリティ規定の強化に伴い、パスワード付きZipファイルの受取および解凍をシステム上制限（ブロック）しております。
つきましては、大変お手数をおかけいたしますが、以下の弊社専用アップロードページより、暗号化していない元のファイルを再送いただくことは可能でしょうか。
■ ファイルアップロード用ページ（Transfer Center）
URL：［ここにTransfer Centerの集荷用URLを貼り付け］
※上記URLにアクセスいただき、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで完了いたします。
※事前のアカウント登録等は不要です。
お手数をおかけしてしまい大変申し訳ございませんが、セキュリティ維持のため、ご理解とご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
パターン2：大容量ファイルがメール添付で送られてきた（または「送れない」と連絡があった）場合
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
資料のご用意をいただき、ありがとうございます。
今回お送りいただくデータ（〇〇ファイル）につきまして、データ容量が大きくメールでの送受信時にエラーが発生する恐れがございます。
つきましては、弊社で用意しております安全なファイル受け取り窓口（Transfer Center）をご用意いたしましたので、こちらよりアップロードいただけますと幸いです。
■ ファイルアップロード用ページ（Transfer Center）
URL：［ここにTransfer Centerの集荷用URLを貼り付け］
※上記URLにアクセスいただき、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで簡単に送信いただけます。
※ブラウザ上で完結するため、特別なソフトやアカウント作成は不要です。
お手数をおかけいたしますが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
パターン3：今後定常的にやり取りする取引先へ（事前のご案内文例）
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
今後のプロジェクト進行に伴い、データや資料のやり取りが増加することが予想されますため、1点ご案内とお問い合わせをさせていただきます。
弊社では、情報セキュリティ保護およびEmotet等のマルウェア対策のため、メールへのファイル直接添付（Zip暗号化ファイル含む）を控え、セキュアなファイル転送システム「Transfer Center」を利用した運用を行っております。
今後、弊社へ資料をご送付いただく際は、弊社側で発行する専用の「ファイルアップロード用URL」をご案内いたしますので、そちらへデータをアップロードいただけますと幸いです。
（貴社側でのアカウント作成や特別なソフトのインストールは一切不要です）
貴社内のセキュリティ運用上、上記方法でのご送付に問題がございましたら、お手数ですがあらかじめお知らせいただけますと幸いです。
ご不便をおかけいたしますが、相互の情報保護のため、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
Transfer Centerの「ファイル集荷機能」なら相手もストレスフリー
ファイル受取の運用を変更する際、一番懸念されるのが「取引先に面倒な思いをさせてしまうのではないか」という点です。
Transfer Centerの「ファイル集荷機能（受取リクエスト機能）」なら、その心配はいりません。
- 相手のアカウント登録は一切不要
- 案内されたURLを開いて、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけ
- 自動ウイルスチェック機能により、受け取る側も安心
発行した受取用URLをメールで共有するだけで、取引先にも負担をかけることなく、最高水準のセキュリティ環境でファイルを回収することができます。
まとめ：丁寧なご案内で「信頼されるセキュリティ」を
PPAPの廃止や脱メール添付は、自社だけでなく取引先も含めた社会全体での課題です。
「社内規定により」とクッションを挟みつつ、相手の手間にならない集荷用URLをさっと提示できる姿勢は、セキュリティ意識の高さとビジネスコミュニケーションの丁寧さを同時にアピールできるチャンスでもあります。
ぜひ今回の文例を活用して、安全でスムーズなファイルやり取りを実現してください。
