メールやファイル共有の課題を解決する「通知機能」
提案書や見積書、あるいは納品物をメールやファイル共有サービスで送った後、このような不安はありませんか？
「相手は資料を見てくれただろうか？」
「いつ電話をすれば良いタイミングなのだろう？」
「納品物が正しく受け取られたというエビデンスが欲しい」
こうした不安を解消し、次のアクションへスムーズに進むための機能が、ファイル転送サービス「Transfer Center」に備わっている「通知機能」です。
通知機能の3つのメリット
Transfer Centerの「通知機能」を使えば、相手がファイルをダウンロードした瞬間に通知が届くため、常に状況を把握できます。
1. 確認状況の可視化
ダウンロード通知には、ダウンロードした相手のメールアドレス、IPアドレス、場所、日時、ダウンロードファイル名などが表示されます。これにより、「誰が」「いつ」「どのファイル」をダウンロードしたかが、リアルタイムで正確にわかります。
ダウンロード通知メールのサンプル
2. 最適なタイミングでのアプローチ
例えば、相手が提案書を確認した直後に電話をすることで、記憶が鮮明なうちに商談を進めることができます。これにより、成約率の向上に繋がります。
また、納品物や請求書など、相手に問い合わせることなく受け取り確認が出来るので、不要な手間を省くことが出来ます。
3. 手間のかからない自動通知
通知機能は、初期設定で「ダウンロードの通知」がオンになっています。お客様側での特別な操作は一切不要です。ファイルを共有するだけで自動的に通知が届くため、設定の手間なくすぐに活用を開始できます。
より正確な確認状況を把握する「ダウンロード認証」
「誰がダウンロードしたか」を通知に表示するには、ファイル送信作成時に「ダウンロード認証」をONにする必要があります。これにより、ダウンロードした相手を特定できるため、通知にはダウンロードした相手のメールアドレスが表示されます。
通知の確認方法
ダウンロード通知は、メールでの個別通知以外に、Transfer Centerのファイル送信の管理画面でまとめて確認することも可能です。
【ファイル送信の管理画面での確認手順】
② 「ファイル送信の管理」を開きます。
③ 該当のファイル送信上にマウスを移動して、ダウンロード履歴アイコンをクリックします。
④ ダウンロード履歴画面で、各ファイルのダウンロード状況が確認できます。
また、ダウンロード情報を含む詳細なログは「操作ログ」からも確認できます。
【操作ログの確認画面】
まとめ
Transfer Center の「通知機能」は、煩雑な確認作業をなくし、効率的なビジネスコミュニケーションを可能にします。納品物の受け取り確認や、提案資料を確認した最適なタイミングでアプローチするなど、「誰が」「いつ」「何を」ダウンロードしたかを正確に把握できることで、御社のビジネスを強力にサポートします。特別な設定は不要で、すぐに活用できる手軽さも魅力です。
