情報漏洩を防ぐ！有効期限設定・自動消去機能活用ガイド
ファイル送信の不安を解消する2つの機能
取引先に送った重要なファイルが、いつまでもダウンロード可能な状態のままだと、情報漏洩や誤った情報が拡散されるリスクが伴います。
Transfer Center の「有効期限設定・自動消去機能」は、こうした課題を解決し、安全なファイル共有を実現するための機能です。
有効期限設定がもたらす3つのメリット
この機能は、ファイルのダウンロードリンクに任意の有効期限を設定できます。これにより、以下の3つのメリットが生まれます。
1. 情報流出リスクの抑制
ダウンロードリンクに期限を設けることで、古い資料や機密情報が意図せず拡散されるのを防ぎます。設定した期間が過ぎると、リンクは自動的に無効になるため、安心してファイルを送信できます。
2. 相手へのダウンロードを促す
「このリンクは○日まで有効です」と伝えることで、取引先は期限内に確実にファイルをダウンロードしようとします。これにより、ファイルの受け取り漏れを防ぐことができます。
3. 取引先への安心感
「期限が過ぎたらダウンロードできなくなる」という明確なルールがあることで、機密性の高い資料のやり取りでも、取引先に高いセキュリティ意識を伝えることができ、安心感を提供します。
【ダウンロードリンクの例】
ファイルを送信すると、以下のようなダウンロードリンクが発行され、有効期限も併せて表示されます。
柔軟な期間設定と自動消去でファイルを管理
この機能では、用途に応じて以下の期間を自由に設定できます。
- 1日間、1週間、1ヶ月間、1年間
- 任意の期間
- カスタマイズ（指定した日付）
- 期限なし
【ファイル送信時の有効期限設定画面】
さらに、設定期間後にファイルが完全に削除される「自動消去」機能も活用できます。
【自動消去のオプション設定画面】
初期値設定でさらに便利に
これらの有効期限設定と自動消去のON/OFFは、ファイル送信時のオプションとして毎回設定する必要はありません。よく使う設定内容を初期値としてあらかじめ設定しておくことができます。
【初期値設定の画面】
【注意事項】自動消去に関する補足
「自動消去」をONにすると、設定期間後に送信内容がサーバーから完全に削除されます。そのため、Transfer Centerのファイル送信管理画面からも自動的に消去されます。情報として操作ログには残ります。
有効期限後も送信内容を管理※したい場合は、自動消去をOFFにしておいてください。
※ プロフェッショナルプラン以上の機能です。
まとめ
Transfer Center の「有効期限設定・自動消去機能」は、情報流出リスクの抑制や、取引先への安心感提供に役立ちます。用途に応じた柔軟な期間設定と、ファイルを確実に消去する機能で、安全なファイル共有を簡単に実現できます。
